Hemos dicho en varias publicaciones que el trabajo híbrido llegó para quedarse. Ante esto, ofrecemos algunos tips y consejos que ayudarán a todos nuestros socios, clientes, usuarios y colaboradores a abrazar con éxito los desafíos del mundo híbrido.
En este sentido, es fundamental educarse y prueba de ello son las reuniones híbridas. A continuación, indicaremos algunos consejos que le ayudarán a preparar a todos los asistentes en la selección del formato de reunión que mejor se adapte a sus necesidades, estableciendo las expectativas de estos, gestionando roles y accesos.
i. Antes de una reunión
Elija el espacio adecuado:
Reserve el espacio adecuado para brindar la experiencia que desee ofrecer. Si se trata de una lluvia de ideas, considere un espacio con una pizarra.
Si se trata de una presentación, prepare un espacio con un ángulo de cámara visible tanto para el presentador como para los espectadores, tanto remotos como presenciales.
Tómese cinco minutos para la transición:
Programe pausas de 5 a 10 minutos al comienzo o al final de la hora o media hora de presentación. Esto permite un breve descanso entre las reuniones para mejorar la concentración.
Manténgase informado:
Permita que sus invitados colaboren en una agenda para garantizar que los objetivos estén claros y que la reunión sea productiva. Esto puede hacerse antes de iniciar.
Comience la reunión tan pronto como los participantes entren en la sala:
Cerciórese de que se haya unido a la sala de conferencias antes de que comiencen el chat y las interacciones sociales entre los asistentes tanto presenciales como remotos.
Únase a las reuniones desde sus dispositivos personales en la sala:
El uso de dispositivos personales en la sala le ofrece diferentes tipos de acciones, tales como levantar la mano, chatear y usar reacciones. Si necesita estar visible, únase a la reunión con la cámara encendida.
ii. Durante la reunión
Aproveche el tiempo de los asistentes con las herramientas que hagan la experiencia de reunión más atractiva.
Encuentre la visualización correcta:
Hay muchos tipos de galería en la sala, como el modo conjunto y el modo galería grande. Esto le garantiza una mejor disposición para presentar y ver al público, especialmente los que están remotos.
Manténgase enfocado:
Permita que los asistentes pueden seguir fácilmente la agenda, colaborar en las notas y tareas de la reunión. Utilice aplicaciones como Microsoft Planner y Microsoft To Do para asignar tareas durante la reunión.
La inclusión es fundamental:
Lleve un registro de ingreso de los asistentes remotos y manténgase atento en la ventana de chat para ver si hay preguntas o ideas compartidas.
Active las transcripciones en vivo y grabe la reunión para mejorar la experiencia en tiempo real y para quienes no hayan podido asistir, que la puedan ver más tarde.
Haga que sus reuniones sean interactivas y atractivas:
Los recursos como “Levantar la mano” brindan oportunidad de hablar, chatear y hacer un seguimiento de preguntas y comentarios. Es necesario que haya un moderador que gestione, facilite y acompañe el debate y la participación.
Realice una lluvia de ideas efectiva en tiempo real:
Las pizarras digitales compartidas son ideales para la sala y los participantes remotos. Si usa una pizarra física, asegúrese de que la cámara de contenidos esté encendida en la sala para captar claramente lo que está escrito.
Haga que la co-presentación sea fluida:
Herramientas como PowerPoint Live en Microsoft Teams facilitan la transición a los copresentadores, tanto si están en la sala como en remoto. También permite que las personas que se incorporan tarde se desplacen por el contenido para ponerse al día.
iii. Después de la reunión
Asegúrese de que las personas estén informadas y de acuerdo con las decisiones y los resultados obtenidos después de la reunión.
Mantenga el interés en el tema al finalizar:
Incluya sus notas finales en el chat de la reunión o en la pestaña de notas en la reunión de Microsoft Teams.
Todo en su lugar y en orden para tomar acción:
Comparta un resumen de la reunión, las notas y las tareas. Todo esto se puede realizar automáticamente dentro del contexto de la reunión, junto con la grabación, la transcripción y el contenido compartido.
Fuente: Microsoft – Colaborar sin compromiso: Guía para reuniones híbridas y remotas eficaces.