Una vez que una empresa ha decidido reemplazar su sistema ERP heredado o bien sea que decida implementar uno, el primer paso es seleccionar a un equipo de proyecto para impulsar el proceso de comparación, selección e implementación del software ERP. El equipo comienza su trabajo desarrollando un plan inicial, que en realidad es más una estrategia general en esta etapa.
Todas las etapas de esta decisión son muy importantes para la operatividad y funcionalidad de su negocio, así que todo debe estar bastante fundamentado en el análisis. Tanto la información como los líderes de cada departamento deben estar involucrados activamente en ello.
Según SAP Insights, el proceso de selección de proveedores de ERP se puede resumir en estos cinco pasos:
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Definición de requisitos ERP
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La solicitud de propuestas (RFP)
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Evaluación de primer corte
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Comparación de ERP y evaluación detallada
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Decisión final: Selección, contratación del ERP y su Partner
En esta publicación hablaremos sobre el primer aspecto: la definición de requisitos a cubrir por parte del ERP.
Tenga en cuenta las siguientes asignaciones para comenzar con una exploración acertada:
Una vez que identifique a los proveedores potenciales del sistema ERP, deberá informarles sobre su negocio y sus necesidades para que ellos puedan entender y cotizar correctamente la solución adecuada; asegúrese de responder a todas sus preguntas claramente.
Empiece por identificar y mostrarles recursos clave en línea, como lo son demostraciones de sus productos y blogs que cuenten la historia de su empresa.
Describa su negocio y sus procesos de manera general; sea breve y no pierda su tiempo describiendo largas listas de requisitos y procesos. Informe a los posibles proveedores sobre el tamaño de su negocio, el volumen de actividad y transacciones, la complejidad de los procesos y cualquier otra característica e información que le soliciten.
Concéntrese en los procesos y requisitos que le dan a su negocio su ventaja competitiva. Esas especificaciones distinguirán los posibles sistemas entre sí y donde observará de cerca qué tan bien se puede configurar cada sistema para admitir esos procesos y funciones únicos.
Describa las cosas que le gustan de su sistema actual: querrá que su nuevo sistema las maneje al menos igual de bien. Incluya las cosas que su software existente no hace (o no hace bien). Señale cualquier aplicación, función o modificación personalizada que deba abordarse mediante la funcionalidad estándar o la adaptación simple (no la modificación) en el nuevo sistema.
De esta forma, se concentrará en las cosas que son exclusivas de su negocio y hará que las cosas rutinarias puedan pasan a un segundo plano y automatizarse. (Esto podrá verificarse en las demostraciones y evaluaciones finales más cercanas a la parte final de su proceso de decisión).
Consejos clave para definir los requisitos de su ERP
No confíe en las listas de verificación para corroborar los requisitos del sistema ERP. Las listas de verificación son una vieja práctica de la industria y no ayudan a distinguir las soluciones entre sí para hacer una buena selección.
La mayoría de los elementos de estas listas son funciones y características que todos los sistemas proporcionan hasta cierto punto, y los proveedores de la competencia pueden marcar «sí» en la interpretación de la funcionalidad de su sistema.
Conecte con las personas adecuadas en su equipo de proyecto. La especificación de los requisitos es un trabajo duro. Necesita que los miembros del equipo estén dedicados a la organización, conozcan bien la empresa y tengan tiempo para dedicarse al proyecto. Evite la tentación de llenar el equipo con personas entusiastas, pero sin experiencia.
¿Qué otra información deberá suministrarse?
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La descripción de su negocio y sus procesos.
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Qué hace bien su sistema actual
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Lo que no hace tan bien (y lo que no hace)
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Cómo le gustaría que funcionara el sistema
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Qué funciones adicionales desea que haga el nuevo sistema (clasificando por orden importancia)
Fuentes:
https://www.sap.com/insights/erp-implementation-team-structure.html
https://www.sap.com/insights/how-to-evaluate-erp-software.html
https://www.sap.com/insights/how-to-evaluate-erp-software.html#requirements