Según SAP Insights, el proceso de selección de proveedores de ERP se puede resumir en estos cinco pasos:
i. Definición de requisitos ERP
ii. La solicitud de propuestas del ERP (RFP)
iii. Evaluación preliminar del ERP
iv. Comparación de ERP y evaluación detallada
v. Decisión final: Selección y contratación del ERP
En esta publicación hablaremos sobre el tercer aspecto: Evaluación preliminar del ERP
Según SAP Insights, esta llamada “evaluación preliminar” se lleva a cabo en dos etapas. En esta, se evalúan todas las propuestas para ver qué tan bien se ajustan a su entorno de negocio y a los requisitos detallados en su solicitud de propuesta de ERP.
El objetivo en este punto es eliminar aquellos que no cumplen con sus criterios y clasificar a los que parecen cumplir con sus requisitos. El resultado a obtener es una pequeña lista con las mejores propuestas. Estos, y solo estos, serán objeto de una evaluación detallada que conduzca a la selección final.
Establezca una escala de calificación numérica para mantener todas las propuestas en orden y documentar su proceso de decisión. Con esto evitará dificultades al recordar qué respuestas de las propuestas solicitadas son particularmente sólidas (o débiles) y sus áreas de ventaja.
Consejos para ayudarlo durante este paso de documentación
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Configure un formulario u hoja de cálculo organizado, de tal manera que los responsables de la decisión puedan calificar cada propuesta de acuerdo con los criterios principales especificados.
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Cada responsable del proyecto otorgaría una calificación numérica a cada criterio de evaluación.
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Deje espacio para notas y cualquier pregunta sobre la respuesta para el seguimiento. Es posible que solicite alguna aclaración en esta etapa o esperar hasta la evaluación detallada de las propuestas preseleccionadas. Asigne un peso a cada criterio en función de la importancia de la función del proceso para su negocio.
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Multiplique el puntaje otorgado por cada revisor por el peso de cada criterio y calcule un puntaje total para cada proveedor. Allí tendrá una gran variedad de puntajes y resultados: la mayoría de las veces habrá varias que se ubican cerca de la parte superior de la escala y un grupo de respuestas un poco más adelante en la clasificación, entre otras.
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Ahora debería tener su lista ponderada ya finalizada, idealmente de tres a cinco candidatos, para la evaluación final.
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Es muy probable que pueda identificar a los mejores candidatos, pero si no es tan claro, vuelva a las evaluaciones individuales y hable con su equipo del proyecto.
Consejos clave para sus evaluaciones preliminares de ERP
Trate a todos los posibles proveedores por igual. No acepte demostraciones en vivo, reuniones especiales en persona o visitas repentinas, a menos que esté dispuesto a ofrecer el mismo acceso a todos los proveedores; es importante mantener la igualdad de condiciones.
Recuerde que una propuesta, es un documento de ventas. Las respuestas contendrán la información que solicitó y más. Suponga que cada afirmación es veraz y que pueda verificar la mayoría de las reclamaciones, si no todas, durante el proceso de evaluación. Recuerde que los redactores de propuestas responderán a sus preguntas de una manera que ponga a sus productos bajo la luz más favorable.
Busque valores atípicos. Preste especial atención a cualquier criterio en el que las calificaciones muestren una amplia variación. Si un revisor califica una propuesta muy alta para un criterio y otro revisor la califica muy baja, vale la pena discutirlo.
Cuestione a los revisores de una manera constructiva, sin juzgar, para averiguar lo que cada uno estaba pensando. Probablemente uno o ambos notaron algo que los otros revisores pasaron por alto o no consideraron importante. Como resultado de estas discusiones, es posible que desee ajustar las calificaciones para un criterio específico, y eso podría cambiar las clasificaciones generales.
Fuentes:
https://www.sap.com/insights/how-to-evaluate-erp-software.html
https://www.sap.com/insights/how-to-evaluate-erp-software.html#evaluation