Según SAP Insights, el proceso de selección de proveedores de ERP se puede resumir en estos cinco pasos:
La solicitud de propuestas del ERP (RFP)
Evaluación de primer corte
Comparación de ERP y evaluación detallada
Decisión final: Selección y contratación del ERP
En esta publicación hablaremos sobre el segundo aspecto: la solicitud de propuestas del ERP.
Consiste en solicitar propuestas de parte de un grupo selecto de proveedores. Aquí le recomendamos una revisión detallada de cada una de las que distribuya.
La experiencia ha demostrado que cuanto menor sea el número de proveedores potenciales y cuanto más detallada sea la información que se les proporcione, mejores serán las respuestas y las propuestas que obtenga.
En respuesta, los proveedores de ERP deben proponer un sistema que brinde la funcionalidad y las características necesarias para cumplir con los requisitos que usted identificó. Las propuestas también contendrán información sobre sus empresas, productos, experiencia en el negocio, recursos que comprometerán para su implementación y otra información destinada a ganar su confianza.
Entonces, ¿Cómo identificar la cantidad de candidatos en los que centrar sus esfuerzos de selección? ¿Cómo reducir la lista de cientos de proveedores de ERP a solo unos pocos?
Comience ubicando publicaciones que presenten «historias de éxito de ERP». (Tenga en cuenta que estas publicaciones probablemente no le informarán sobre dificultades o fallas, así que ponga esta información en perspectiva).
Utilice sus contactos de la industria (asociaciones y grupos empresariales, por ejemplo) para identificar a otros profesionales que puedan haber tenido experiencia reciente en la selección e implementación de un software ERP.
También hay muchos directorios en línea, herramientas de selección y servicios de selección de sistemas que pueden ayudarlo a identificar el software que tiene la funcionalidad que necesita y/o tiene experiencia en su industria.
Para obtener asesoramiento personalizado, puede contratar servicios de consultoría o encontrar un recurso de consultoría independiente en su área local y/o en su industria. Asegúrese de verificar sus antecedentes y afiliaciones.
También puede optar por incluir determinados proveedores de sistemas ERP que sean de su interés por otros motivos:
Tal vez uno o más de sus clientes más grandes e importantes utilice un sistema ERP y le haya animado a usted a utilizar el mismo sistema.
Quizás su empresa sea parte de un grupo empresarial o industrial más grande que se ha «estandarizado» en una plataforma ERP determinada.
Obtenga una propuesta del proveedor recomendado y dé a todas las propuestas una evaluación justa e imparcial al tomar su decisión.
Otros consejos para obtener una propuesta adecuada
Asegúrese de que todas las partes interesadas identifiquen sus requisitos. Su RFP debe incluir aportes de todas las partes interesadas; de lo contrario, corre el riesgo de elegir un sistema ERP que sirva solo para algunas de sus funciones comerciales.
Preste atención a la clasificación de requisitos. A menudo, las solicitudes de propuestas se dividen por áreas funcionales con secciones para que las complete cada departamento. Cada área, ya sea de recursos humanos o de operaciones, por lo general realiza una excelente funcionalidad de clasificación de trabajos para su unidad de negocios, pero es posible que sus prioridades no se alineen con los objetivos comerciales generales. Depende de su equipo de evaluación de proyectos ajustar las prioridades desde una perspectiva más amplia.
Evalúe sus procesos. Los consultores e implementadores de ERP experimentados le dirán que casi siempre es mejor cambiar el procedimiento para que se ajuste al software que cambiar el sistema para que se ajuste al procedimiento existente. Sin embargo, esta decisión es suya. Recuerde lo siguiente:
Los nuevos procesos pueden impulsar mejoras y beneficios que obtiene de un nuevo sistema.
Todo el software ERP moderno se puede personalizar, por lo que tiene una flexibilidad considerable para cambiar el diseño y el flujo de la pantalla, los procedimientos, las características y el tratamiento de los datos, y más, sin modificar el código.