Según SAP Insights, el proceso de selección de proveedores potenciales de un software ERP se puede resumir en estos cinco pasos:
i. Definición de requisitos ERP
ii. La solicitud de propuestas del ERP (RFP)
iii. Evaluación preliminar del ERP
iv. Comparación del ERP y evaluación detallada
v. Decisión final: Selección y contratación del ERP
En publicaciones anteriores conversamos sobre los 3 pasos. Ahora, en la presente publicación hablaremos sobre el cuarto aspecto de este proceso de decisión: Comparación del ERP y evaluación detallada
¿Cómo iniciar la evaluación de su ERP?
Establezca contacto con cada uno de los proveedores potenciales seleccionados y bríndeles la buena noticia: está bien decirles cuántos otros opciones hay en el proceso e incluso hacerles saber contra qué otras empresas o softwares están compitiendo. ¡Si se siente cómodo haciéndolo, adelante!
Converse con (o visite) usuarios existentes del sistema, preferiblemente en su industria (o en un mercado similar), con el propósito de recibir algún feedback sobre el ERP implementado y su experiencia con el mismo.
Asegúrese de pedir referencias de los clientes de los proveedores, si aún no las han proporcionado. (Los proveedores tal vez duden en proporcionarlas debido a problemas de competencia, sin embargo, insista; asegúreles que firmará y respetará cualquier acuerdo de confidencialidad).
Cómo gestionar las demostraciones del sistema ERP
Este es también el momento de invitar a los candidatos preseleccionados a realizar demostraciones detalladas de sus sistemas, pero debe controlar estas demostraciones.
Proporcione a cada candidato un guion o una lista de las funcionalidades que desea ver mucho antes de la demostración programada. Todos los proveedores potenciales deben obtener la misma lista.
Permítales mostrar cualquier característica especial que deseen resaltar solo después de que le hayan mostrado las características, funcionalidades y los procesos descritos en el paso 2 solicitud RFP.
Asegúrese de que su guion o lista incluya los requisitos únicos identificados en el paso uno. Los sistemas ERP manejan los procesos normales más o menos de la misma manera; son las excepciones a los procesos normales las que presentan el gran desafío para su negocio. (Por ejemplo, la capacidad de ingresar pedidos de artículos que no están en el inventario; el requisito de vender grupos o artículos en paquetes, kits o juegos; o soporte para un proceso único de conciliación de facturas, manejo y relación de impuestos en diferentes monedas, entre otros).
Durante la demostración, vea cómo se puede configurar y adaptar el software para respaldar sus procesos y procedimientos únicos. Mantenga la mente abierta en la medida en que pueda descubrir algunas mejores prácticas en esas funciones estándar que mejorarían las operaciones y los resultados de su empresa.
Idealmente, el demostrador podrá mostrar la función del sistema utilizando sus propios datos. Esto no siempre es posible, pero cuando lo sea, le dará una demostración mucho mejor de cómo funcionaría el sistema en su entorno.
Consejos clave para su evaluación detallada de ERP
No se deje deslumbrar por algunas demostraciones. Los profesionales que hacen demostraciones de software suelen tener mucha experiencia y una gran personalidad. Su objetivo es ganar y vender su software. No se distraiga con la persona o el argumento de venta, sin importar cuán entretenido sea o cuán perfecto parezca ser. ¡Concéntrese en cómo los procesos comerciales satisfacen sus necesidades!
Si toma la decisión de visitar a los clientes referencia de sus proveedores: seleccione cuidadosamente a quién planea visitar/contactar. Realice una breve llamada a su anfitrión para asegurarse de que han implementado el software y que le informe de los beneficios prometidos.
Establezca previamente un acuerdo de lo que le mostrarán y las personas con las que se reunirá durante la visita. Una vez en el sitio, juzgue cuidadosamente si su éxito es replicable en su organización. Pierda el miedo y haga las preguntas difíciles:
«¿Cuáles fueron sus mayores desafíos y sorpresas?» y
“Si tuvieras que hacerlo de nuevo, ¿Qué harías diferente?”, entre otras.
Continúe haciendo preguntas. Anime a su equipo de selección a hacer preguntas, aunque solo sea para aclarar las respuestas. Haga esto tanto en la revisión de la RFP, así como durante las sesiones de demostraciones; esto reducirá significativamente la posibilidad de sorpresas inesperadas.
Las preguntas son un momento decisivo para descubrir las respuestas que no le gustan o que no se imagina. ¡Haga esto antes de que comiencen las negociaciones! Además, tenga en cuenta que obtendrá respuestas de forma gratuita en esta etapa, así que aprenda y anote tanto como sea posible. Una vez que comience a implementar el producto, es posible que deba esperar a recibir soporte o incluso pagar para tener ciertas respuestas a sus preguntas.
Fuentes:
https://www.sap.com/insights/how-to-evaluate-erp-software.html
https://www.sap.com/insights/how-to-evaluate-erp-software.html#comparison
https://orionconsultores.com/metodologia-de-5-pasos-para-evaluar-un-sistema-erp-parte-i/
https://orionconsultores.com/metodologia-de-5-pasos-para-evaluar-un-sistema-erp-parte-ii/
https://orionconsultores.com/metodologia-de-5-pasos-para-evaluar-un-sistema-erp-parte-iii/