Luego de haber considerado los pasos previos para la evaluación de un ERP, llegamos a la parte final del proceso y que tiene que ver con la selección del proveedor y la contratación del software ERP.
En las publicaciones anteriores desglosamos cada aspecto por separado a fin de detallar los puntos críticos de cada proceso de decisión:
i. Definición de requisitos ERP
ii. La solicitud de propuestas del ERP (RFP)
iii. Evaluación preliminar del ERP
iv. Comparación de ERP y evaluación detallada
v. Decisión final: Selección y contratación del ERP
Selección y contratación de ERP: Una decisión importante para el futuro.
Basados en las observaciones de SAP Insights, cuando haya completado las evaluaciones detalladas, probablemente encontrará que tiene dos o tres proveedores que cumplan con criterios requeridos en su organización. Seleccione el que mejor se adapte a sus necesidades actuales y futuras, pero no descarte los demás. Hágales saber que son aptos, pero no su primera opción; esto deja la puerta abierta en caso de que sus negociaciones con el principal seleccionado no funcionen según lo planeado.
Ahora, puede comenzar a negociar los detalles del contrato con el mejor candidato. La mayoría de las empresas saben cómo “se supone que debe funcionar” este paso. Pero como cualquier otro paso en el proceso de evaluación y selección de ERP, es posible que encuentre algunas sorpresas aquí.
El poder está de su lado en las negociaciones. Sin embargo, es mejor considerar al proveedor como un socio en el éxito futuro de su empresa, no como un adversario en las negociaciones. Apunte a un trato justo que brinde incentivos a ambas partes para implementar el sistema de manera eficiente y que funcione de manera efectiva.
Todos los aspectos de la implementación del sistema y el soporte continuo deben discutirse y documentarse, detallando el precio, quién es responsable y, en algunos casos, el tiempo requerido. Hay muchos aspectos del contrato, que incluyen lo siguiente:
Compra inicial, alquiler o licencias de hardware y software.
Implementación del hardware y software (especificando lo que significa “implementar”).
Costo y tiempo de pruebas piloto (antes o después del pago del software).
Importe para la capacitación inicial y continua.
Soporte de mantenimiento continuo de hardware y software.
Conversión de datos e integración a otros sistemas.
Redes y seguridad.
Personalizaciones / Addones (iniciales y con versiones futuras).
Planifique a largo plazo. ¡No se apure por comenzar!
Asegúrese de revisar cuidadosamente los costos a largo plazo para que sus estimaciones sean correctas y no distorsione sus números de ROI de ERP. Algunos proveedores brindan más servicios gratuitos durante un período más largo y algunos pueden subcontratar su soporte a largo plazo a una empresa de pago por llamada de soporte. Algunos proveedores tienen un límite sobre cuánto aumentarán las tarifas anuales de mantenimiento o suscripción. Otros venden una suscripción baja de software como servicio (SaaS) y después de unos años comienzan a aumentarla significativamente. Algunos proveedores brindan una actualización anual pero no brindan un soporte significativo en el proceso de actualización. Haga preguntas y obtenga las respuestas por escrito para asegurarse de comprender completamente los acuerdos y sus costos a largo plazo.
Una decisión que requiere de un buen equipo y mucho compromiso
El factor más importante en el éxito del proceso de evaluación del sistema ERP es el equipo del proyecto. Este equipo debe establecerse desde el principio y debe ser la fuerza impulsora en el desarrollo, distribución y evaluación de la RFP y la selección del nuevo sistema ERP.
Si su equipo de proyecto sigue estos cinco pasos y presta atención a las lecciones aprendidas, podrán encontrar la solución tecnológica óptima para cumplir con los requisitos de su empresa, ahora y en el futuro.
Fuentes:
https://www.sap.com/insights/how-to-evaluate-erp-software.html
https://www.sap.com/insights/how-to-evaluate-erp-software.html#selection
https://orionconsultores.com/metodologia-de-5-pasos-para-evaluar-un-sistema-erp-parte-i/
https://orionconsultores.com/metodologia-de-5-pasos-para-evaluar-un-sistema-erp-parte-ii/
https://orionconsultores.com/metodologia-de-5-pasos-para-evaluar-un-sistema-erp-parte-iii/
https://orionconsultores.com/metodologia-de-5-pasos-para-evaluar-un-sistema-erp-parte-iv/
https://www.sap.com/insights/erp-implementation-team-structure.html